Zbliża się koniec roku. Dla jednych wspaniały okres ekscytacji noworocznej, dla innych znienawidzony moment podsumowań. Mimo, że jestem ogromną zwolenniczką ewolucji i małych zmian, a nie rewolucyjnego wskakiwania w nowy rok jako zupełnie inna osoba, to doceniam klimat podsumowywania wszystkiego. Jeśli naprawdę chcesz zmienić coś na lepsze, każdy moment jest właściwy, ale żaden nie będzie idealny. Dlatego zachęcam Cię gorąco do znalezienia swojego złotego środka między małymi kroczkami, a ewolucją. Dziś przychodzę do Ciebie z moim pierwszy podsumowaniem i… spowiedzią. Czyli o tym, jak największa fanka planowania nie umie korzystać z kalendarzy.
Będę we wpisie powoływać się na teorie planowania i nadal zachwalać jego pozytywny wpływ na życie, ale opowiem Ci dlaczego nie każde narzędzie jest efektywne. Mówię ze swojej perspektywy, opisując moje przemyślenia i ulubione sposoby na planowanie. Jeśli u Ciebie praca z kalendarzem się sprawdza i nie poszukujesz alternatyw, to wspaniale. Opowiedz mi o tym więcej w komentarzu, chętnie poznam punkt widzenia miłośników kalendarzy!
Oczywiście jako prawdziwa fanka planowania, co roku nabywam nowy kalendarz. Po pierwsze, bo mogę. Po drugie, bo wiele kalendarzy jest przyjemnym, estetycznym dodatkiem, dopełnieniem wyobrażenia o kobiecie sukcesu w stylu #girlboss. Oczywiście również po to, żeby w końcu nauczyć się z nich efektywnie korzystać. Bo przecież większość z nas myśląc o planowaniu, mimochodem zaczyna wyobrażać sobie siedzenie nad kalendarzem. To naturalne, kalendarz nadal jest najpotężniejszym narzędziem – łatwo dostępnym, możliwym do spersonalizowania, analogowym, a więc dobrym (prawie) dla każdego. Osobiście korzystałam z wielu kalendarzy. Zmieniałam formaty, od mikroskopijnych po wielkie i ciężkie księgi. Używałam różnych widoków – dniowych lub tygodniowych, próbowałam tych z listą godzinową i tych, gdzie pusta przestrzeń zachęcała do eksperymentów w kwestii zapisów swoich planów. Sprawdzałam także, jak pracuje mi się z kalendarzami tematycznymi, motywacyjnymi, akademickimi. Każdy po kilku tygodniach, maksymalnie miesiącu, lądował w szufladzie. Zapomniany i smutny. Później ja także byłam smutna i zirytowana – inwestowałam pieniądze, nie postępowałam ekologicznie i less waste, no i jak mogłam czuć się mistrzem planowania, skoro kalendarz nadal leży pusty? Najczęściej w przypływie pozytywnej energii znowu wrzucałam go do torebki lub wykorzystywałam chociaż jako element sesji zdjęciowych na Instagram.
Dopiero w tym roku – gdy kolejny raz spoglądam na pusty kalendarz, a raczej całą ich kolekcję – zaczęłam pytać siebie, dlaczego tak się dzieje. Dlaczego nie korzystam z kalendarza, dlaczego nie jestem systematyczna, a mimo to nadal kupuję kolejne? Oto do jakich doszłam wniosków.
- Kalendarze zawierają wiele nieużytecznych dla mnie stron.
- Kalendarze analogowe, które są dla mnie najwygodniejsze w korzystaniu (format a5 z podziałem dziennym) są również najcięższe i nieporęczne.
- W większości kalendarzy layout poświęcony weekendom jest dla mnie za mały.
- Cenię elastyczność, ale jestem perfekcjonistką – ciągłe przekreślanie, zamazywanie i przenoszenie zadań zniechęca mnie do korzystania z klasycznego kalendarza.
- W moim planowaniu przeważają plany długoterminowe, a nie krótkoterminowe.
- W przypadku dużych projektów i zadań lubię je rozkładać na wiele bardzo małych, pozornie błahych, czynności.
Już tych sześć punktów dało mi wiele do myślenia i pokazało, że tak naprawdę kalendarze nigdy nie były dla mnie. Zamiast próbować zmienić siebie i swoje nawyki, które przecież są efektywne i dobre, powinnam zmienić narzędzie. A dokładniej – nadal korzystać ze swoich ulubionych narzędzi, rezygnując z tego, które się u mnie nie sprawdza. Jednak wymaga to pewnej zmiany w myśleniu i podejściu do planowania.
Po tej krótkiej analizie i określeniu problemów, mogłam zastanowić się nad tym, co cenię w kalendarzach i co ewentualnie (poza stereotypowym myśleniem lub bezmyślnym nawykiem) sprawia, że co roku je kupuję.
- Estetyka, możliwość wyboru dopasowanego do mnie wizualnie kalendarza, który stanowi stylowy dodatek.
- Materialność i analogowość. Możliwość zapisywania ręcznie myśli i planów.
- Małe kalendarze w widoku rocznym, dzięki którym mogę jednym spojrzeniem określić, kiedy są dni wolne, ważne wydarzenia lub w jaki dzień przypadną moje urodziny (co roku to sprawdzam i już snuję pomysły, co zorganizować dla moich bliskich).
- Możliwość planowania w widoku rocznym i miesięcznym. Zawsze staram się wybrać kalendarz, który ma miejsce na planowanie roczne (z podziałem na miesiące) i miesięczne (z podziałem na dni) – lubię mieć plan długofalowy dostępny w jednym miejscu i zaznaczać sobie kluczowe obszary działania na dany miesiąc.
Jak widać, zdecydowanie więcej kwestii irytuje mnie w korzystaniu z kalendarza, niż do tego zachęca. Dlatego w tym roku rzucę śmiałe postanowienie i nie kupię nowego kalendarza, choćby nie wiem, jak piękne oferty kusiły moje oczy i jak bardzo zachwycone korzystaniem byłyby inne fanki planowania. Kalendarze są wspaniałe i uważam je za cenne narzędzie, które dzięki łatwości użytkowania są wspaniałą opcją dla każdych początkujących planowaczy (tak, to zupełnie niepoprawne słowo). Kalendarze mogą być tanie, estetyczne i wymagać od nas stosunkowo mało wysiłku, dlatego jeśli masz w ogóle nie planować i żyć w chaosie, to lepiej kup kalendarz. Oczywiście dopasowany do Twoich potrzeb.
Ja jednak wierzę, że nie jestem jedyną osobą, która chce planować, ale nie umie zaprzyjaźnić się z klasycznym kalendarzem. Jeśli jest nas więcej, stwórzmy wspaniałą społeczność – tu na blogu lub na moim Instagramie albo Pintereście. Jeśli macie swoje sprawdzone i ulubione narzędzia do planowania, koniecznie się nimi podzielcie. A jeśli nie – i nie wiecie od czego zacząć przygodę z planowaniem – czytajcie dalej.
Dzięki podsumowaniu i analizie mogłam określić sytuację optymalną i stworzyć strategię efektywnego planowania. Jeśli jeszcze nie do końca jesteś przekonana do idei planowania lub nie wiesz, co pozytywnego mogłoby wnieść w Twoje życie, zajrzyj do jednego z pierwszych wpisów na blogu: Idealny plan nie istnieje! Ja już wiem, po co planuje i w jakich obszarach jest to dla mnie kluczowe. Dlatego mogłam od razu przejść do wyboru najlepszych dla mnie narzędzi i określenia, czego od nich oczekuje i co chcę dzięki nim osiągnąć. Dziś opowiem Ci nieco więcej o alternatywnych dla kalendarza narzędziach planowania. Nie jest to zbiór skończony, a Wild Planning jako blog o kreatywnym planowaniu promuje najbardziej szalone pomysły! W kolejnych wpisach będę dzielić się z Tobą moimi kolejnymi odkryciami, wtyczkami i aplikacjami, które pomagają żyć zorganizowanym życiem z podziałem na obszary tematyczne. Dziś podstawy z podstaw, czyli moje ulubione narzędzia, z którymi mogę zaplanować wszystko i zawsze.
Narzędzia wspierające planowanie
Kartka papieru i coś do pisania, w wersji profesjonalnej notes lub zeszyt
Uwielbiam piękne akcesoria, estetyczne plannery z motywem marmuru, złote spinacze, pastelowe zakreślacze. Ale czy uważam, że są one niezbędne przy tworzeniu dobrego planu? Absolutnie nie! Czasem mogą wręcz przeszkadzać. Dobry plan tworzy się przede wszystkim w umyśle, a przelewa się go na papier, aby go urzeczywistnić, usystematyzować lub zmotywować się do efektywnego działania. Często, gdy planuję coś spontanicznie lub wykorzystuję pozornie stracony czas (np. czekając na kolejne spotkanie lub wizytę do lekarza) sięgam po kartkę papieru lub notes i tam ołówkiem notuję zarys mojego planu. To także najlepszy sposób na ograniczenie marnotrawstwa – możesz wykorzystać stare zeszyty, samotne kartki papieru. Czasem kartka wystarcza, żeby zaplanować wszystko i zrealizować plan, ale częściej jest to dla mnie pierwszy etap planowania projektu, imprezy, czegokolwiek. Traktuję to jako burzę mózgów sama ze sobą, zapisuję wszystkie inspiracje, pytania, problemy, tworzę podstawowe listy (zakupów, zadań, prezentów). Największą zaletą jest dostępność niemal zawsze, łatwość użytkowania, możliwość kreatywnego notowania, rysowania, a wadą możliwość zagubienia samotnych kartek.
Bullet journal
Jestem największą fanką bullet journal, ale również najbierniejszą z możliwych. Oglądam, podglądam, inspiruję się, wzdycham, kupuję akcesoria i nadal nie potrafię dać z siebie wszystkiego. Choć tłumaczę sobie, że talent plastyczny jest tu pomocny, ale nie obowiązkowy, nadal nie potrafię się przełamać. Jako perfekcjonistka i estetyka jestem zwyczajnie rozczarowana swoimi koślawymi rysunkami, ale każdemu gorąco polecam przetestować ten kreatywny sposób planowania. Często wystarczy zacząć od pustego zeszytu, choć w idealnym świecie ten z kropkowanymi stronami sprawdza się najlepiej. Można prowadzić bullet journal w stylu minimalistycznym, ograniczając naklejki, kolory, ilustracje, a jedynie korzystając z systemu oznaczania zadań na dany dzień, tydzień, miesiąc lub w ramach projektu. Można także zaszaleć i puścić wodze fantazji, wprowadzając do swojego plannera w stylu bullet journal ilustracje, naklejki, kalendarze, strony tematyczne, strony inspiracji, trackery, np. spożycia wody lub oszczędności. Ja posiadam swój wykropkowany notes, w którym powoli uzupełniam kolejne strony, jednak nie korzystam z niego do codziennego planowania, raczej tworzę tam strony tematyczne, które chcę mieć w jednym miejscu: daty urodzin i imienin moich bliskich, inspiracje na prezenty, listę książek do przeczytania oraz filmów i seriali do obejrzenia, inspirujące cytaty, najlepsze przeżycia z danego miesiąca, trackery. To również tam zapisuję swoje przemyślenia dotyczące planowania, postanowień noworocznych, celów życiowych i inne kwestie związane z naprawdę długofalowym planowaniem.
Gotowe plannery
Dlaczego wolę planner od kalendarza i czym to się w zasadzie od siebie różni? Jako podstawową różnicę podaje się oznaczenia datami. W plannerach zazwyczaj mamy widok znany nam z kalendarza, ale miejsce na wpisanie daty jest puste. Nie marnujemy więc przestrzeni i planujemy tylko te dni, w których realnie coś w naszym życiu się dzieje. Ja jednak mam podobne zastrzeżenia, jak w przypadku kalendarzy – plannery, które byłyby dla mnie wygodne do planowania, są stanowczo za ciężkie i zbyt duże, żebym mogła nosić je ze sobą do pracy, na uczelnię czy na wyjazdy. Oferta jest jednak szeroka, plannery są przepiękne i naprawdę pomagają w codziennym ogarnianiu życia, często też zawierają więcej stron tematycznych (np. dotyczących zdrowia, aktywności fizycznej, oszczędności), więc jeśli lubisz kalendarze, ale szukasz czegoś bardziej elastycznego, to może być dobra opcja dla Ciebie. Dobrym pomysłem może być skorzystanie z gotowych plannerów „w wersji testowej”, czyli wydrukowanie darmowych plannerów, tworzonych przez pasjonatów, blogerów. Często udostępniają tego typu materiały, a Ty możesz niskim kosztem przekonać się, czy to rozwiązanie dla Ciebie i czy warto inwestować w zakup plannera w najbliższym miesiącu lub roku. Jesteś już zdecydowana na zakup plannera i czujesz, że to idealne narzędzie dla Ciebie, ale nie wiesz, gdzie znaleźć tego jedynego? Gdybym ja rozważała zakup plannera (albo nawet dopracowanego kalendarza) na przyszły rok, na pewno bliżej przyjrzałabym się ofercie tych wyjątkowych twórców:
- Momonde.co (mam nadzieję, że Wild Planning, gdy dorośnie będzie choć w połowie tak wspaniały i piękny jak Momonde),
- Powidoki Studio,
- Pani Swojego Czasu,
- Happy Planner i Minimal Planner,
- Make It Easy,
- Ogarniam się,
- Glam Creative,
- Minimalife,
- Love Simple,
- Lady Planner.
Plannery własnego autorstwa
Nie trzeba być mistrzem planowania, żeby stworzyć swój własny planner. Nie trzeba nawet być geniuszem programów graficznych. Często wystarczy pomysł, dobra inspiracja i dostęp do Internetu. Używając Canvy możesz stworzyć wiele praktycznych plannerów, dopasowanych do Twoich potrzeb i estetyki. Są tam zarówno gotowe szablony, jak i elementy, z których możesz stworzyć swój planner od podstaw. Możesz także wybrać najlepszy dla Ciebie rozmiar, jeśli nie preferujesz klasycznych planerów a4 lub a5. Jeśli cenisz minimalizm lub nie chcesz poznawać Canvy, najprostszy planner można stworzyć w dokumencie tekstowym, korzystając z tabel, nagłówków i pól tekstowych. Często tworzę swoje własne plannery, ponieważ mam pewność, że będę z nich korzystać. Czasami ich projektowanie pochłania sporo więcej czasu i nie jest tak szybkie jak sięgnięcie po kartkę lub zakup nowego kalendarza, jednak ostatecznie zyskuję więcej. Mam narzędzie idealnie dopasowane do mnie, moich potrzeb i estetyki, mogę tworzyć różne plannery zależnie od obszaru życia, który chcę ogarnąć. No i ta satysfakcja i duma, gdy ktoś chwali Twój planner, a Ty możesz powiedzieć, że jesteś jego jedynym twórcą. Na blogu możesz znaleźć mój planner dzienny w dwóch wersjach oraz plannery tygodniowe do planowania blokowego (które są częścią o wiele bardziej rozbudowanego, ale nadal darmowego plannera akademickiego).
Listy rzeczy do zrobienia
Zdecydowanie moje ukochane narzędzie do planowania i organizacji. Jestem największą fanką list do zrobienia, jaka chodzi po tej planecie. Listami planuję wszystko – projekty zawodowe, wpisy na bloga, plan pielęgnacji, gotowanie podczas meal prep (jeśli jeszcze nie wiesz, czym jest to koniecznie zajrzyj do mojej nowej serii poświęconej planowaniu posiłków). Generalnie listy to-do towarzyszą mi codziennie. Prowadzę je analogowo i w aplikacjach mobilnych (głównie w Google Keep, Any.do). Dlaczego tak je cenię? Nie muszę tworzyć planów przyporządkowanych do konkretnego dnia, jedna lista może być poświęcona tylko najbliższej godzinie lub całemu projektowi. Mogę tworzyć wiele mniejszych list lub jedną dużą, zależnie od moich potrzeb i nastawienia. Mam możliwość tworzenia list tematycznych lub jednej listy ogólnej, np. do zrobienia w weekend. Oczywiście doceniam także możliwość personalizacji, czy to poprzez wykorzystanie kodu z bullet journal, stworzenie własnej grafiki czy użycie naklejek i kolorowych zakreślaczy. W każdym przypadku listy działają na mnie i moją produktywność najlepiej. Tej tematyce na pewno poświęcę więcej uwagi w kolejnych wpisach w serii PLANOWANIE, dlatego już teraz zachęcam Cię do zaobserwowania mnie na Instagramie lub Bloglovin.
Pusty dokument tekstowy (Word, Google Docs)
Czasem nie mam przy sobie pustej kartki lub notesu, ale potrzebuję przestrzeni i pustki, aby zebrać myśli. Wtedy z pomocą przychodzi mi dokument tekstowy, w którym planuję konkretny projekt, zadanie lub obszar życia. Lubię stosować do tego celu Worda, ale gdy współtworzę projekt z innymi osobami najczęściej decyduję się na Google Docs, żeby każdy miał dostęp do ustaleń, był na bieżąco i uczestniczył w dyskusji. To również super narzędzie udowadniające, że do planowania wystarczy skupienie i dobrze postawiony cel, a narzędzia mogą być najprostsze. W dokumentach tekstowych lubię planować tematycznie – mogę tam zbierać różnego rodzaju inspiracje, dodawać zdjęcia, linki, tworzyć tabele, wykresy, zaznaczać wszystko kolorystycznie, a także tworzyć listy zadań do wykonania. To takie kompleksowe narzędzie, które często jest niedoceniane w planowaniu, a daje nam naprawdę wiele możliwości tworzenia planu skrojonego na miarę naszych potrzeb i oczekiwań. W ten sposób planuję zawsze święta i imprezy (sama lub ze znajomymi poprzez Google Docs), pracę nad projektami zaliczeniowymi lub pracami pisemnymi, a także plany osobiste, dotyczące pielęgnacji lub odżywiania.
Pusty arkusz kalkulacyjny (Excel, Arkusze Google)
Podobna sytuacja i możliwości zastosowania, co w przypadku dokumentu tekstowego, jednak daje większe możliwości analityczne i wprowadza na wyższy poziom wtajemniczenia w planowanie. Arkuszy kalkulacyjnych używam przede wszystkim do planowania budżetu, monitorowania i oceniania ilości zleceń i spotkań w ramach konsultacji z moimi prywatnymi Klientami, monitorowania zapasów i rozbudowanych planów pielęgnacji. Chętnie przybliżę Ci tajniki wykorzystania Excela w życiu prywatnym i pokażę, jak można wykorzystać to niepozorne narzędzie do planowania własnego rozwoju.
Materialna tablica inspiracji i planów (korkowa, magnetyczna, kredowa)
Czasami chcemy odejść od komputera, ale zwykła kartka to za mało. Mówi się też, że rezygnacja z urządzeń mobilnych pomaga wybuchnąć kreatywności na nowo. Jeśli to wszystko prawda, warto spróbować tworzenie tablicy inspiracji i planów w wersji klasycznej. Można to zrobić niskim kosztem, kupując korkowe lub magnetyczne tablice albo w sposób bardziej zaawansowany, wymagający zaplanowania przestrzeni, w której stworzymy kredową tablicę do zapisów planów i pomysłów, np. w kuchni lub gabinecie. Ja przez długi czas korzystałam z dwóch korkowych tablic, które nieco odpicowałam (polecam obłożenie jej materiałem jest to sposób najszybszy lub wykorzystanie farby w sprayu, u mnie super sprawdziła się złota, podobnie potraktowałam pinezki). Jedyną wadą tego rozwiązania (poza zajmowaniem miejsca, ale dzięki zmianom była stylowym dodatkiem) była dla mnie niemożliwość pisania bezpośrednio na tablicy, dlatego teraz zdecydowałabym się pewnie na tablicę magnetyczną.
Aplikacje posiadające wersje webowe
Asana i Trello
Tego typu aplikacji jest wiele, ale tu przedstawiam Wam moich faworytów, którzy sprawdzą się zarówno w pierwszych indywidualnych przygodach z planowaniem, jak i przy organizowaniu i planowaniu pracy dla małych zespołów projektowych i mniejszych przedsiębiorstw. Każda z tych aplikacji ma wersję webową (dostępną z poziomu Twojej przeglądarki) i mobilną, dlatego jest dobrym rozwiązaniem dla osób, które chcą mieć swoje plany i ustalenia zawsze przy sobie. Asana i Trello są przeze mnie używane zamiennie jako intuicyjne (w wersji podstawowej darmowe) narzędzie do zarządzania projektami. Zarówno tymi, które prowadzę samodzielnie, jak i w małych zespołach. Trello służy przede wszystkim do organizacji pracy z wykorzystaniem tablic Kanban, Asana oferuje nieco więcej opcji dotyczących rozdziału zadań, ustalania priorytetów i synchronizacji kalendarzy, dlatego jeśli chcesz planować projekty sama, Trello może okazać się logicznym wyborem. Ja poza „biznesowymi” celami, zakochałam się w Trello jako w miejscu, w którym zbierałam wszystkie swoje kulinarne inspiracje na pierwszy etapie planowania posiłków, załączając zdjęcia i linki. Tablice były podzielone tematycznie, a ja szybko znajdywałam pomysł na kolejne danie.
Evernote i Notatki Keep (Google)
Evernote i Notatki Keep to kolejna para dedykowana temu samemu typowi zadań. Jedni wybierają Evernote, inni rozwiązanie od Google, ja od kilku lat pozostaje wierna notatkom Google. Dlaczego? Ponieważ nie potrzebuję aż tak rozbudowanych opcji, jakie oferuje Evernote. Jeśli chcecie poznać szczegółowe różnice pomiędzy narzędziami polecam wpis rozkładający je na czynniki pierwsze. Ja w Google Keep doceniam intuicyjność, minimalistyczny design, możliwość tworzenia notatek tekstowych, nagrywania i dodawania zdjęć, tworzenia list do zrobienia (a jakże!), nadawanie etykiet i prostych kodów kolorystycznych. W tej aplikacji możesz również wyszukiwać swoje notatki, archiwizować je lub na stałe usuwać. Niedawno odkryłam także opcję współtworzenia notatki, co przydaje mi się doskonale podczas tworzenia listy miejscówek i inspiracji na wyjazdy z przyjaciółmi.
Google Calendar połączony z Google Drive
Google Calendar zsynchronizowany z Google Drive to dobre rozwiązanie, jeśli tak jak ja nie umiecie pracować z kalendarzem lub ze względu etycznych nie chcecie go kupować, a jednak w pracy lub na studiach potrzebujecie narzędzia do ogarniania spotkań, deadlinów. Ja rzadko z niego korzystam, ale doceniam taką możliwość.
Ostatnim może nieoczywistym narzędziem-aplikacją jest Pinterest, czyli moja zdecydowanie ulubiona aplikacja. Nie mogło jej zabraknąć w tym zestawieniu. Ale jak mogę stosować ją w planowaniu? Przede wszystkim to Pinterest motywuje mnie i inspiruje do wprowadzania wielu zmian, eksperymentowania i testowania nowych rozwiązań, dlatego wiele planów powstaje w mojej głowie właśnie podczas używania Pinteresta. To także dobre miejsce do wyszukiwania benchmarków, do tego, jak powinien wyglądać Twój wymarzony planner, bullet journal lub jakie aplikacje mogą Ci jeszcze bardziej ułatwić życie. Organizacja i planowanie to pokaźny temat na Pintereście, ale to także narzędzie, które pomaga mi zorganizować moje własne zdjęcia, plannery i udostępniać je bardzo wygodnie innym użytkownikom. Sprawdź sama, ile udało mi się już zebrać inspiracji na profilu Wild Planning!
Opowiedziałam Ci dzisiaj o moich ulubionych narzędziach i metodach planowania czasu. Mam nadzieję, że znajdziesz w tym wpisie sporą dawkę inspiracji dla siebie. Kończący się rok to dobry moment na podsumowania i planowanie zmian – nawet najmniejszych. Nie czekaj do 1 stycznia, żeby zrobić mały krok w kierunku realizacji swojego celu. Ja już zaczynam aktywne podsumowania, ten wpis stanowi jedno z nich. Podzieliłam się nim z Tobą, ale przede wszystkim napisałam go dla siebie – żebym w przypływie noworocznej energii nie kupiła kolejnego zbędnego kalendarza i żebym w przyszłym roku maksymalnie wykorzystywała potencjał moich ukochanych narzędzi do planowania czasu. Jeśli tego typu wpisy uważasz za potrzebne, daj mi znać w komentarzu. Chętnie opowiem Ci więcej o ulubionych aplikacjach na telefon, moich sposobach na planowanie oraz tym, jak idzie mi podsumowywanie innych obszarów mojego życia.
Prześlij komentarz