NIEZAWODNY SPOSÓB NA STWORZENIE PROFESJONALNEJ PREZENTACJI + DARMOWE MATERIAŁY DO POBRANIA

Gdybym miała wskazać jedną czynność, którą uwielbiam wykonywać na studiach lub w pracy, to bez wahania wskazałabym tworzenie prezentacji. Przede mną pusta przestrzeń slajdu, a w głowie myśli: co chcemy przekazać? Jakie wywrzeć wrażenie? I mimo niezliczonych możliwości, pomysłów, narzędzi i rozwiązań, często zastanawiam się, jaka powinna być dobra prezentacja. 

Robienie prezentacji towarzyszyło mi od najmłodszych lat. Trochę żartobliwie, trochę z wiarą mówię, że obserwacja dzieci podczas ich spontanicznie wybieranych zabaw, naprawdę może być niczym spoglądanie w magiczną kulę – mówi dużo o predyspozycjach, wrodzonych talentach. I jeśli pozwoli się iść małemu człowiekowi swoją drogą i podejmować pierwsze decyzje o swoich kierunkach rozwoju, często w dorosłych latach skończy tam, gdzie zaczynał jako maluch. Nie jestem psychiatrą, nie jestem behawiorystą, nie jestem też pedagogiem, ale też nie wierzę w to, że jestem aż tak wyjątkowa i tylko moje dziecięce zajawki ukształtowały moje życie zawodowe (ok, jestem w jakimś stopniu inna, jakie pięcioletnie dziecko godzinami bawi się Power Pointem?). 

Może przez sentyment, może z przyzwyczajenia, a może dzięki naprawdę niezłym możliwościom do dziś tworzę głównie za pomocą Power Pointa, ale dziś korzystam również z innych ciekawych narzędzi, które wspierają mój proces twórczy. O prezentacjach mogłabym napisać wiele, a ten wpis rozrósłby się do ogromnych rozmiarów, dlatego napiszę najprawdziwszą prawdę: najpierw trzeba poznać kilka kluczowych reguł, żeby później móc je świadomie łamać. 

Dlatego temat tworzenia prezentacji musi zostać na Wild Planning na dłużej – nie chcę pominąć żadnej ważnej kwestii. Moim celem jest stworzenie mini-przewodnika po sztuce prezentacji, skupionym głównie na aspektach technicznych, narzędziach i podstawowych pojęciach związanych z grafiką, ale przemycę też kilka cennych rad i moich spostrzeżeń na temat publicznego prezentowania.

W Twojej głowie może pojawić się pytanie, dlaczego znajdujesz treści o tworzeniu prezentacji na blogu poświęconym planowaniu i zarządzaniu sobą? Prezentowanie siebie i swoich pomysłów to nieodłączna część życia szkolnego, studenckiego i zawodowego. Im szybciej i łatwiej opanujesz tę sztukę, tym później mniej czasu poświęcisz na stresowanie się jakimikolwiek publicznymi wystąpieniami. Podparcie się przejrzystą i dobrze przygotowaną prezentacją może być traktowane jako wsparcie, ale również jako istotny element budowania własnego wizerunku i marki osobistej (tzw. personal brandingu). 

Dobrą prezentację również trzeba zaplanować. Krok ten jest szczególnie istotny, jeśli jesteś na początku drogi z tworzeniem profesjonalnych prezentacji. Dziś opowiem Ci więcej na temat tego, jakie elementy należy zaplanować, aby późniejsze projektowanie slajdów i prezentowanie ich publiczne było czystą przyjemnością, a nawet ekscytującym przeżyciem. Na końcu wpisu znajdziesz darmowe narzędzie - planer inspirowany briefami kreatywnymi, tworzonymi przez topowe agencje brandingowe i marketingowe. Bo jeśli się uczyć, to od najlepszych! 

Jak zaplanować dobrą prezentację? Mój przewodnik krok po kroku.

Aby w pełni pokazać Ci potencjał przygotowanego narzędzia w postaci briefu (mini-planera) w dzisiejszym poście posłużę się przykładem. 

TEMAT PREZENTACJI 

Należy określić temat prezentacji najprecyzyjniej, jak tylko się da. Zastanów się, o czym właściwie ma być prezentacja, czy są  w Twoim temacie zawarte jakieś słowa kluczowe? Czy istnieje ściśle określony temat, czy możesz użyć swojej nieograniczonej wyobraźni? Określenie tematu prezentacji jest dla mnie podstawą do późniejszego wyboru tytułu prezentacji oraz ma niebagatelny wpływ na selekcję informacji. 

Temat prezentacji: propozycja rozwiązań z zakresu customer experience (marketingu doświadczeń) dla klienta biznesowego 

Tytuł prezentacji: Pozytywne doświadczenia klientów marki X 

Selekcja informacji: najważniejsze są rozwiązania z zakresu customer experience oraz argumenty za ich słusznością (np. zwrot z inwestycji, prognozowane zyski, wyniki przeprowadzonych badań, analiza konkurencji etc.). 

DO KOGO MÓWIĘ 

Wiedza na temat odbiorców, ich oczekiwań i potrzeb jest kluczem do udanej prezentacji. Rzadko pamiętamy o tym, że nie prezentujemy dla siebie, ale dla innych – dla osób, które zlecają nam wykonanie prezentacji (klienci, szefowie, nauczyciele, wykładowcy) oraz dla pozostałych słuchaczy, którzy w zamyśle mają jak najwięcej wynieść z naszego przemówienia. Warto zastanowić się, kim będą nasi odbiorcy i krótko ich opisać pod względem wieku, płci, liczebności grupy, znajomości tematu (eksperci / amatorzy / niewtajemniczeni), oczekiwań (przeżyć / dowiedzieć się lub nauczyć czegoś nowego / podjąć decyzję / zmienić nastawienie do pewnego problemu etc.). Wystąpienia zawodowe i naukowe mogą wiązać się również z koniecznością przemawiania do grupy zróżnicowanej pod względem językowym i kulturowym, ta informacja powinna towarzyszyć nam podczas doprecyzowania stylu i tonu komunikacji. 

Odbiorcy prezentacji: klienci, kluczowi pracownicy kadry menadżerskiej marki X. Pięć osób w wieku 27-40 lat, o wykształceniu wyższym, są zaznajomieni z tematem, rozumieją i znają pojęcie customer experience, mają dużą wiedzę z dziedziny ekonomii, zarządzania, finansów oraz znają specyfikę branży, w której działają. Oczekują jasnych i klarownych informacji, gotowych rozwiązań oraz harmonogramu ich wdrożenia, wraz z potencjalnymi korzyściami dla marki. Wszystkie osoby mówią płynnie w języku polskim. 

CEL PREZENTACJI 

Nieprzypadkowo kategorię „cel prezentacji” umieściłam po opisie grupy docelowej naszej prezentacji. Cel prezentacji powinien być bowiem esencją tego, jakie są ich oczekiwania i potrzeby oraz jakie są nasze (prezentującego) potrzeby, oczekiwania i potencjalne korzyści. W przypadku niektórych prezentacji cel będzie oczywisty, a zapisywanie go może wydać się śmieszne, np. „chcę zaliczyć obowiązkowy przedmiot”. Jednak warto zapisywać każdą naszą motywację związaną z prezentacją, aby w trakcie jej projektowania i prezentowania nie tracić celu z oczu i dać z siebie wszystko. 

Cel prezentacji: 

- prezentującego: przekonanie klientów do zainwestowania w zaprojektowane przez mój zespół rozwiązania i zdobycie kontraktu na roczną współpracę. 

- odbiorców: zdobycie kluczowych informacji, które pozwolą na podjęcie właściwej decyzji dot. wdrażania strategii z zakresu customer experience (tj. jakie działania będą efektywne, czy firma jest gotowa na wprowadzenie działań w proponowanym zakresie, jak długo trzeba będzie czekać na zwrot z inwestycji, czy strategia CX jest spójna z planami strategicznymi w zakresie marki i całego przedsiębiorstwa etc.). 

GŁÓWNY PRZEKAZ I PROBLEM 

Punkt ten silnie łączy się z ustalonym celem prezentacji. Najlepsi mówcy, osoby, które prezentują w sposób zapierający dech w piersiach i emocjonujący podkreślają, że nie powinniśmy zapomnieć o naszym głównym przekazie (key message), a jest nim zazwyczaj problem, jaki rozwiązujemy. Korzystanie z narracji problemu i rozwiązań nie jest podejściem nowatorskim, ani odkrywczym, a czerpie z retoryki tradycyjnej, która szczególnie mocno zakorzeniła się w opowieściach baśniowych i bajkach, gdzie podstawowym schematem był problem / konflikt, zły charakter oraz dobry charakter / wybawca, który swoimi działaniami (często odważnymi i szalonymi) rozwiązywał owy problem, a dobro zwyciężało. W takich tradycyjnych schematach można wyróżnić także ofiarę, cel i marzenie oraz podróż / długą drogę, którą należy pokonać, aby owy cel osiągnąć. Chętnie opowiem Ci więcej o wykorzystaniu opowieści w biznesie, a szczególnie w komunikacji marki, czyli o szeroko pojętym storytellingu. 

Wracając do sztuki prezentacji: zastanów się, jaki problem możesz rozwiązać lub przyczynić się do jego zminimalizowania. Czego brakuje, a co możesz zaoferować? Częstym rozwiązaniem jest wprost wyjście od postawienia problemu i rozwiązywanie go krok po kroku poprzez propozycje i dane zawarte na kolejnych slajdach. Tego typu podejście często wykorzystywane jest w przypadku prezentacji start-upów lub nowych marek, aby przekonać inwestorów o potencjalne przedsięwzięcia. Z drugiej strony trzeba bardzo uważać na wytykanie problemów i słabości w prezentacjach kierowanych do klientów. Często właściciele lub menadżerowie firm są tak bardzo zżyci i przywiązani do swoich projektów, że wskazanie na ich błąd może być odebrane jako osobista zniewaga i przekreśli Cię jako potencjalnego partnera biznesowego. 

Problem: nieznajomość realnych potrzeb konsumentów marki X, co przekłada się na propozycję nieadekwatnych rozwiązań 

WAŻNE DANE I MYŚLI 

W tym miejscu warto zapisać sobie, choćby punktowo i skrótowo, co koniecznie musisz / chcesz przekazać swoim odbiorcom. Możesz tu zawrzeć istotne dane statystyczne, wnioski płynące z badań, cytaty lub metafory, które ożywią Twoje przemówienie albo przypomnienie o zawarciu wykresu na slajdach. Cokolwiek jest według Ciebie ważne i kluczowe dla powodzenia prezentacji, zanotuj to, żeby nie przypomnieć sobie o tym po prezentacji lub co gorsza – nie improwizować w stresującej sytuacji, zmieniając przebieg wystąpienia. 

Ważne dane i myśli: priorytetowe grupy konsumentów marki X, których potrzeby badaliśmy + wskazanie dlaczego te grupy; cytat dot. wspomnień i doświadczeń we wstępie! 

STYL I TON PRZEKAZU 

Gdy już ustalisz o czym będziesz mówić, do kogo przemawiasz, jakie chcesz wywrzeć na nich wrażenie i co chcesz osiągnąć prezentacją, wybór stylu i tonu przekazu będzie o wiele prostszy. W tym punkcie warto wynotować sobie wyraźnie, jakim językiem będziesz się posługiwać (tj. polskim, angielskim…, ale również czy istnieje konieczność tłumaczenia pewnych pojęć, gdyż odbiorcy nie są ekspertami z danej dziedziny). Podstawową zasadą prezentacji publicznych jest używanie możliwie jak najprostszych zwrotów i komunikatów, aby każdy słuchacz skupił się na właściwym przekazie, a nie na Twojej wybitnej elokwencji lub znaczeniu słów, których nie zrozumie. Warto zastanowić się także, w jakiej formie będziemy się zwracać do naszych słuchaczy oraz czy charakter prezentacji pozwala nam na zastosowanie większej ilości metafor, porównań lub żartów. 

Styl przekazu odnosi się do tego, jak powinna wyglądać prezentacja, aby dopełniać przekaz i cel. Oczywiście większość kluczowych decyzji na temat wyglądu podejmiesz w trakcie pracy nad slajdami w programie, jednak już na początku warto zanotować sobie ogólny styl wizualny, pasujący do tematu prezentacji. W niektórych przypadkach będzie to styl z góry narzucony, np. przez gotowe szablony organizacji, w której pracujesz lub styl wizualny marki, dla której tworzysz. Opracowując poważne projekty, nad którymi spędzam długie miesiące i z tyłu głowy wiem, że będę w przyszłości tworzyć podsumowującą prezentację, na bieżąco kompletuję inspiracje dotyczące stylu. Warto stworzyć sobie tego typu folder lub tablicę na Pintereście, żeby w jednym miejscu wrzucać motywy, zdjęcia, palety kolorów, fonty lub nawet całe prezentacje, które posłużą nam za benchmark w tworzeniu naszych slajdów. Koniecznie odwiedź mój profil na Pintereście, kompletuję tam tego typu treści. 

Ton prezentacji: zwroty bezpośrednie (wszyscy jesteśmy na Ty), tworzenie relacji partnerskiej, nie budować dystansu i pozycji autorytarnej, raczej przyjacielski ton i porady; podczas briefingu wytłumaczone zostały kluczowe zagadnienia CX, nie trzeba ich tłumaczyć dodatkowo 

Styl prezentacji: mile widziane liczby, duże, jasne komunikaty; kolory nawiązujące do marki, przeważa zieleń, można wykorzystać motywy roślinne

Druga część briefu - zagadnienia techniczne

W drugiej części planera prezentacji znajdziesz kategorie bardzo techniczne, ale warto poświęcić im krótką chwilę. 

DATA I CZAS TRWANIA 

Wypełniając brief, zanotuj datę – czasami odległe terminy przestają być tak odległe, jak uzmysłowimy sobie, że „to już najbliższa środa!”. Dzięki wpisaniu daty, będziesz mogła ustalić sobie deadline na dokończenie prezentacji. W moim idealnym, wymarzonym świecie preferuję kończenie tworzenia prezentacji na 2-3 dni przed wystąpieniem, a pozostały czas wykorzystuję na ewentualne korekty oraz przede wszystkim na opracowanie sobie treści i jej dokładne przećwiczenie. Niestety w realiach życia studencko-zawodowego czasami prezentacje poprawiane są nawet zaraz przed wyjściem przed publiczność, ale jeśli tylko możecie – oszczędzajcie swoje zdrowie i psychikę i nie narażajcie się na taki stres. 

Dobrze na wstępie dowiedzieć się, jaki ma być czas trwania prezentacji, aby przygotować treści adekwatne do zasobów czasowych. Zupełnie inaczej tworzy się prezentacje na godzinne zebrania, a zupełnie inaczej krótkie speeche, trwające 10-15 minut. Wówczas selekcja informacji jest najważniejsza, a wykorzystywane narzędzia i sposoby prezentacji danych muszą być przejrzyste i wielofunkcyjne. Znajomość czasu trwania prezentacji pozwoli Ci lepiej wyćwiczyć prezentację, dzięki czemu unikniesz kolejnego stresu. To również ważna informacja z punktu widzenia selekcji informacji oraz ich hierarchii. W sytuacji, gdy czasu jest bardzo mało, nie zostawiaj kluczowych danych na sam koniec, bo możesz po prostu nie zdążyć ich zaprezentować. Zazwyczaj planuj czas swojego przemówienia na 1-2 minuty mniej niż właściwie masz – pozwoli Ci to zdążyć z przekazaniem treści nawet w przypadku małych niedogodności technicznych czy przedwczesnych uwag, wtrąceń i pytań. 

Data: 15.06.2019, ok. godziny 15.30 (deadline: 13.06.2019) 

Czas trwania: 10 minut + 5 minut na dyskusję 

MIEJSCE 

Znajomość miejsca, w którym się prezentuje to kolejna cenna informacja z punktu widzenia zarządzania stresem. Gdy przyjdziesz lekko zdenerwowana do sali i zobaczysz wielką przestrzeń i scenę, z której przemawiasz może sparaliżować Cię stres. Warto wiedzieć, w jakim miejscu występujemy, jak daleko będzie nasza publiczność, czy będziemy stać, czy siedzieć, czy jest klimatyzacja, ale przede wszystkim jakim sprzętem będziemy się posługiwać. Ja cenię sobie prezentacje, podczas których sama kontroluję sytuację – ile zostało mi czasu, kiedy przechodzę do kolejnych slajdów, głośność itd., ale nie zawsze możemy mieć takie warunki, o jakich marzymy. Dlatego, żeby uniknąć problemów technicznych (albo braku jakiegokolwiek sprawnego komputera podczas prezentacji…) czy wpadek podczas przełączania slajdów, warto kilka dni wcześniej dowiedzieć się, w jakich warunkach prezentujemy. 

Miejsce: punkt sprzedaży marki X (dzień wolny, bez klientów), przestrzeń zaaranżowana, nie jest to sala konferencyjna, warto przygotować się na mniejsze problemy techniczne. Mały projektor, warto wziąć swojego laptopa, brak pilota (przełączanie manualne z laptopa!). 

KTO PREZENTUJE 

Jeśli sama prezentujesz swoją prezentację, którą opracowałaś pod względem merytorycznym i wizualnym, to możesz nazwać się szczęściarą. Doskonale wiem, że nie każdy czuje się dobrze, gdy uwaga całej sali kieruje się na niego. Ja tego nienawidziłam, a każde publiczne wystąpienie przeżywałam wiele dni, co odbiło się niestety również na moim zdrowiu. Dzisiaj są takie dni, że muszę przedstawić prezentację codziennie, a nawet dwa razy w ciągu dnia (tak, na inny temat i innym odbiorcom). W tym przypadku naprawdę praktyka i stopniowe zmiany nastawienia zdziałały cuda! Wracając do meritum – najlepiej na początku określić, kto z zespołu prezentuje pracę, ile jest to osób (1-2 osoby prezentujące są optymalne, a obecność drugiej osoby powinna być uzależniona od długości trwania prezentacji). Pozwoli to na wstępie podzielić się zakresem tematycznym i ilością prezentowanej treści. Każda z osób powinna znać swoją część idealnie, ale także orientować się w zagadnieniach przedstawianych przez współprowadzącego, żeby wiedzieć, kiedy przejmuje pałeczkę, nie powielać treści, ale także aby pomóc drugą osobę w sytuacji kryzysowej i przejąć całość prezentacji. W sytuacji, gdy przygotowujesz slajdy, które ktoś inny prezentuje, dbaj o szczegółowe notatki, tłumacz, co miałaś na myśli, zaznacz źródła, czyli zrób wszystko, aby osoba prezentująca miała szansę dogłębnie się przygotować, poszerzyć wiedzę i zrozumieć Twój zamysł. Wówczas unikniecie sytuacji, w której pewne kluczowe kwestie nie zostaną poruszone podczas wystąpienia. Podobnie, jeśli to Ty przejmujesz prezentację stworzoną przez kogoś – dopytuj, proś o wyjaśnienie, zagaj o koncepcję i plan, który stał za tymi slajdami. Najgorszą możliwą sytuacją jest „praca w grupie” nad prezentacją, czyli pozwolenie, żeby każdy zrobił swoją część i ją prezentował, najpewniej bez konsultacji z innymi. O ile w szkole, czy na początku studiów może wydawać się, że to jedyna słuszna opcja, przestrzegam przed tą pułapką – bardzo trudno jest stworzyć spójną prezentację i przekazać optymalną liczbę informacji oraz nie rozproszyć odbiorców niekontrolowaną ilością bodźców. 

Kto prezentuje: z uwagi na ograniczony czas (max. 10 minut) jedna osoba jest odpowiedzialna za przygotowanie i zaprezentowanie slajdów 

RAMOWY PLAN PREZENTACJI 

Ostatni punkt z briefu kreatywnego, który przygotowałam, ale dla wielu jedyny i najważniejszy przy planowaniu prezentacji. Tutaj skorzystaj ze wszystkich wcześniej opracowanych punktów, jeszcze raz zastanów się, jak chcesz oddziaływać na swoją publikę, jaki masz cel, czy rozwiązujesz jakiś problem poprzez zaproponowane rozwiązania. Przyjrzyj się jeszcze raz obowiązkowym danym i myśli przewodniej i stwórz ramowy plan prezentacji, w którym opiszesz każdy slajd. Na przygotowanym planerze przygotowałam miejsce na plan prezentacji na ok. 10-15 minut, ale w przypadku dłuższych prezentacji zarezerwuj sobie więcej wolnego miejsca i zacznij przekuwać swoje pomysły w realne hierarchicznie (logicznie) ułożone slajdy. 

Ramowy plan prezentacji: 

• Slajd tytułowy
• Kluczowy cel
• Potencjał
• Problem
• Kluczowe grupy konsumentów – ich problemy i potrzeby
• Rekomendacje – omówienie, mierniki, uzasadnienie wyboru
• Rekomendacje (slajd nr 2) – mierniki i osadzenie w czasie
• Warunki sukcesu
• Zwrot z inwestycji + korzyści – wartości liczbowe
• Warunki finansowe – nakłady i zyski
• Slajd końcowy – czas na dyskusję + przedstawienie zespołu projektowego

Na 10-15 minutową prezentację, optymalna ilość slajdów to dla mnie ok. 10 konkretnych slajdów +/- dwa dodatkowe slajdy na powitanie i przedstawienie się (lub bardziej kreatywne rozpoczęcie prezentacji) oraz slajd końcowy, zachęcający do dyskusji lub pytań. 

Z tak przygotowanym planem prezentacji i briefem na temat moich celów, oczekiwań i tonu wypowiedzi dobre przygotowanie zajmuje mi zdecydowanie mniej czasu. Ale największą zaletą takiego podejścia jest zminimalizowanie stresu i niepewności. Czuję, że nie pominę najważniejszych elementów i że jestem gotowa na podjęcie dyskusji i rozwianie wszelkich wątpliwości moich słuchaczy.

   

Mój autorski brief kreatywny dedykowany tworzeniu profesjonalnych prezentacji możesz pobrać za darmo - wystarczą dwa (no maksymalnie cztery) kliknięcia. Planer prezentacji stworzyłam w trzech wersjach kolorystycznych oraz w dwóch wersjach językowych (polskiej i angielskiej). Każdy z nich ma dwie strony (domyślnie w formacie A4) merytoryczno-kreatywną i drugą nieco bardziej techniczną z miejscem na ramowy plan prezentacji.

Wersja polska dostępna w trzech kolorach: 

• brief kreatywny: miętowy / / strona 1 / strona 2 / PDF 
• brief kreatywny: róż / / strona 1 / strona 2 / PDF 
• brief kreatywny: brudny róż / / strona 1 / strona 2 / PDF 

Wersja angielska dostępna w trzech kolorach / presentation planner ENG version: 

• brief kreatywny: miętowy / creative brief mint version / / page 1 / page 2 / PDF 
• brief kreatywny: granatowy / creative brief navy blue version / / page 1 / page 2 / PDF 
• brief kreatywny: brudny róż / creative brief pale pink version / / page 1 / page 2 / PDF 

Post ten stworzyłam spontanicznie, z okazji wykonania mojej ostatniej prezentacji w studenckim życiu. Niemalże skończyłam dwa kierunki studiów, które dadzą mi podwójnego magistra z Power Pointa, ale uważam, że nauczyły mnie zdecydowanie więcej. I nie chodzi mi tylko o wiedzę czysto książkową, ale również (a może przede wszystkim) o niezwykle cenny rozwój wielu kompetencji społecznych, językowych i behawioralnych. Uwielbiam tworzenie prezentacji i na pewno ten temat nie opuści Wild Planning, w głowie planuję już całą serię wpisów poświęconą prezentacjom multimedialnym i publicznego przemawiania. Mam nadzieję, że przekonałam Cię, że i w tym przypadku warto zacząć od dobrego planu. 

Jeśli skorzystasz z mojego briefu kreatywnego do projektowania prezentacji, koniecznie podziel się ze mną swoimi wrażeniami w komentarzu lub oznacz mnie @wild_planning lub #wildplanning na Instagramie i Pintereście. A jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące tworzenia prezentacji multimedialnych, pisz śmiało!